Teams如何批量导出审批记录，完整指南与步骤解析

Teams Teams作品 2025-12-21 3

目录导读

审批记录导出的实际需求场景
准备工作：权限检查与环境配置
通过Power Automate批量导出审批记录
使用Microsoft Graph API获取审批数据
通过Power BI连接器提取审批信息
常见问题与解决方案
最佳实践与数据管理建议

审批记录导出的实际需求场景

Microsoft Teams中的审批功能已成为许多组织工作流程的核心组成部分，特别是在远程协作和数字化办公环境中，当企业需要进行审计、绩效评估、流程优化或合规性检查时，批量导出审批记录就成为了一个关键需求，这些记录可能包括请假申请、采购审批、费用报销、项目审核等各种工作流程的决策历史。

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许多管理员和用户面临的主要挑战是,Teams界面本身并未提供直接的“一键导出所有审批”功能，这就需要通过间接但有效的方法来实现批量导出，根据微软官方文档和实际用户经验，以下方法已被证明是可靠且高效的解决方案。

准备工作：权限检查与环境配置

在开始导出审批记录之前,必须确保您具备适当的权限和配置：

权限要求：

全局管理员或Teams服务管理员权限（用于导出整个组织的审批记录）
审批应用管理员角色（用于管理特定审批流程）
或至少是审批流程的创建者/参与者（用于导出相关流程的记录）

环境检查：

确认您的组织已启用Microsoft Teams审批应用
验证您有访问Power Automate、Power BI或Microsoft Graph API的权限
确保您要导出的审批记录尚未超过保留期限（默认情况下，Teams审批记录会保存一段时间，但具体时长取决于组织策略）

方法一：通过Power Automate批量导出审批记录

Power Automate是微软提供的自动化工作流工具，可以高效地批量处理Teams审批记录。

详细步骤：

登录Power Automate：访问flow.microsoft.com并使用您的组织账户登录
创建新流程：
- 选择“从空白创建”
- 搜索并选择“计划”触发器，设置定期运行（如每周一次）
添加审批操作：
- 搜索“审批”连接器
- 选择“获取审批详细信息”操作
- 配置参数：可以按时间范围、审批类型或发起人筛选
添加数据处理步骤：
- 使用“应用到每个”循环处理获取的审批记录
- 添加“创建CSV表”操作，将审批详细信息结构化
配置输出：
- 添加“将文件保存到OneDrive for Business”操作
- 或添加“发送电子邮件”操作，将CSV文件作为附件发送
测试与启用：保存流程并测试运行，确认能正确导出数据

优势：此方法可定期自动运行，无需手动干预，适合需要定期审计的场景。

方法二：使用Microsoft Graph API获取审批数据

对于技术团队或需要高度自定义导出的场景,Microsoft Graph API提供了最灵活的解决方案。

实施步骤：

注册应用程序：在Azure Portal中注册新应用，授予以下API权限：
- Approval.Read.All (应用程序权限)
- User.Read (委派权限)
获取访问令牌：使用OAuth 2.0客户端凭据流获取访问令牌

调用审批API：

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/approval/workflows
GET https://graph.microsoft.com/v1.0/approval/requests

处理分页响应：审批记录可能很多，需要处理API的分页响应
转换为可读格式：将JSON响应转换为CSV或Excel格式

示例脚本框架（使用PowerShell）：

# 获取访问令牌
$token = Get-MsalToken -ClientId "应用ID" -TenantId "租户ID" -ClientSecret "客户端密钥"
# 调用Graph API
$headers = @{Authorization = "Bearer $($token.AccessToken)"}
$response = Invoke-RestMethod -Uri "https://graph.microsoft.com/v1.0/approval/requests" -Headers $headers
# 处理并导出数据
$response.value | Export-Csv -Path "审批记录.csv" -Encoding UTF8

方法三：通过Power BI连接器提取审批信息

如果您的组织已使用Power BI进行数据分析，这是最直观的导出方法。

操作流程：

打开Power BI Desktop并选择“获取数据”
搜索并选择“Microsoft Teams”连接器（或使用“Power Platform”下的“审批”连接器）
进行身份验证：使用组织账户登录
选择数据：导航到审批相关表格，如“ApprovalRequests”、“ApprovalResponses”
数据转换：使用Power Query编辑器清理和转换数据
加载与导出：将数据加载到Power BI，然后从“主页”选项卡选择“导出数据”或将数据直接发布到Power BI服务后导出

常见问题与解决方案

Q1：导出的审批记录缺少某些字段怎么办？ A：这可能是因为API版本或连接器配置问题，尝试使用Microsoft Graph API的beta版本（https://graph.microsoft.com/beta/approval/requests），它通常包含更多字段，检查是否在Power Automate或Power BI中选择了正确的数据属性。

Q2：如何导出特定时间范围内的审批记录？ A：在Power Automate中，可以在“获取审批详细信息”操作中添加筛选查询，使用Microsoft Graph API时，可以添加查询参数：$filter=createdDateTime ge 2023-01-01T00:00:00Z and createdDateTime le 2023-12-31T23:59:59Z

Q3：审批记录中包含敏感信息，如何安全导出？ A：建议采取以下安全措施：