目录导读
- 审批流程在Teams中的重要性
- 创建审批流程的三种主要方法
- 逐步指南：使用内置审批应用
- 进阶技巧：使用Power Automate定制审批
- 集成第三方审批工具
- 最佳实践与常见问题解答
- 审批流程的管理与优化
审批流程在Teams中的重要性
在现代工作环境中，高效的审批流程是组织运营的关键环节，Microsoft Teams作为协作中心，集成了强大的审批功能，使团队能够在日常沟通中无缝处理请假申请、费用报销、项目批准等各种审批需求，通过Teams创建审批流程，不仅减少了邮件往来和纸质文档，还能实现流程透明化、审批历史可追溯,显著提升工作效率。
根据微软官方数据，使用Teams审批功能的团队平均节省了40%的审批时间，同时减少了75%的流程错误，这种集成化的解决方案让审批者无需切换应用即可在聊天、频道或专门标签中直接处理审批请求，真正实现了“工作不离Teams”的高效协作理念。
创建审批流程的三种主要方法
使用Teams内置“审批”应用 这是最直接的方式，适用于大多数标准审批场景，该应用提供了模板化审批创建界面,无需编码知识即可快速设置。
通过Power Automate创建自动化审批流 对于需要复杂逻辑、多级审批或与外部系统集成的场景，Power Automate提供了可视化设计器,可以构建高度定制化的审批工作流。
集成第三方审批解决方案 Teams应用商店中有许多专门的审批应用，如Approvals、BPA Platform等,这些工具通常提供更专业的审批功能和企业级管理能力。
逐步指南：使用内置审批应用
步骤1：添加审批应用
- 在Teams左侧导航栏点击“应用”
- 搜索“审批”并选择微软官方应用
- 点击“添加”将其固定到左侧导航栏
步骤2：创建第一个审批请求
- 打开审批应用，点击“新建审批”
- 选择审批类型：请假、费用、采购等预设模板或自定义
- 填写审批详情：标题、详细信息、金额（如适用）、截止日期
- 添加相关文件（支持从OneDrive、本地或最近文件附加）
步骤3：指定审批人与查看者
- 在“审批人”字段输入一个或多个团队成员
- 可设置多级审批顺序或并行审批
- 添加查看者（可选），他们将收到通知但无需批准
- 点击“发送”完成创建
步骤4：审批过程管理
- 审批人将在Teams聊天、活动源或审批应用中收到通知
- 审批人可点击“批准”、“拒绝”或“重新分配”
- 可添加评论说明决定理由
- 所有相关方将实时收到状态更新
进阶技巧：使用Power Automate定制审批
对于复杂审批场景，Power Automate提供了更强大的功能：
创建条件审批流程：
- 设置基于金额阈值的不同审批路径（如<1000直接批准，>1000需经理批准）
- 添加基于部门、地点或其他属性的动态审批规则
集成外部数据源：
- 连接SharePoint列表、SQL数据库或外部API获取审批所需数据
- 自动填充表单字段，减少手动输入
设置自动提醒：
- 配置待处理审批的自动提醒（24小时、48小时等）
- 设置升级路径，当主要审批人未响应时自动转交他人
审批后自动操作：
- 批准后自动创建Teams会议、更新项目状态或发送确认邮件
- 拒绝时自动通知申请人并说明原因
集成第三方审批工具
Teams应用商店提供了多种专业审批解决方案：
Approvals by Microsoft： 免费增值应用，提供比内置审批更丰富的模板和分析功能 BPA Platform： 企业级流程自动化平台，支持复杂业务流程建模 Zoho Creator： 低代码平台，可构建完全自定义的审批应用嵌入Teams
集成方法通常为：
- 在Teams应用商店搜索所需审批工具
- 添加应用到个人、团队或整个组织
- 按照提供商的配置指南设置审批流程
- 测试并部署给最终用户
最佳实践与常见问题解答
最佳实践：
- 标准化审批模板，确保全公司使用统一格式
- 设置合理的审批时限，避免流程阻塞
- 定期审查审批数据，识别流程瓶颈
- 为审批人提供明确指南，减少决策延迟
- 结合Teams频道使用，提高审批透明度
常见问题解答：
Q：Teams审批可以设置多级审批吗？ A：是的，无论是内置审批应用还是通过Power Automate，都可以轻松设置顺序或并行多级审批，在创建审批时，只需添加多个审批人并选择“按顺序”或“所有人”选项即可。
Q：审批数据存储在哪里？安全性如何？ A：审批数据存储在微软云中，受Microsoft 365安全框架保护，所有数据传输和静态数据都加密，符合行业安全标准,管理员可以通过合规中心管理数据保留策略。
Q：可以导出审批历史记录吗？ A：可以，在审批应用中，使用筛选功能找到特定审批记录，然后选择“导出到Excel”即可，对于批量导出，Power Automate或Power BI提供了更强大的数据导出和分析能力。
Q：Teams审批有移动端支持吗？ A：完全支持，Teams移动应用包含完整的审批功能，审批人可以在手机上批准或拒绝请求，并接收实时推送通知,确保及时处理。
Q：如何将现有纸质或邮件审批迁移到Teams？ A：建议分阶段迁移：首先选择1-2个简单流程试点，创建对应模板，培训关键用户，收集反馈优化流程，然后逐步扩大范围，Power Automate还可以帮助自动化部分迁移过程。
审批流程的管理与优化
监控与分析： 定期使用审批应用中的“分析”选项卡查看关键指标：平均审批时间、待处理请求数、最活跃审批人等,这些数据有助于识别流程瓶颈。
持续优化：
- 对于频繁出现的拒绝原因，考虑调整审批标准或提供更清晰的申请指南
- 如果某些审批步骤总是延迟，考虑重新分配审批人或设置自动升级规则
- 定期收集用户反馈，简化不必要的步骤
扩展应用场景： 除了传统的人力资源和财务审批，Teams审批还可用于：发布批准（营销团队）
- 代码部署审批（开发团队）
- 合同审核流程（法务团队）
- 设备借用管理（行政部门）
培训与推广： 为确保审批流程成功实施,建议：
- 为不同角色创建简短的培训视频或指南
- 在团队会议中演示常见审批场景
- 指定“审批流程倡导者”协助同事解决问题
- 分享成功案例和数据，展示效率提升效果
通过充分利用Teams的审批功能，组织可以创建透明、高效且可追溯的审批流程，将日常运营中的管理任务转化为流畅的数字体验，无论是简单的单步批准还是复杂的多部门工作流，Teams都提供了相应的工具和灵活性,帮助团队在保持控制的同时加速决策过程。
标签： Microsoft Teams 审批流程
