目录导读
- Teams审批功能概述
- 驳回审批申请的三种方法
- 驳回申请时的注意事项
- 驳回后的流程管理
- 常见问题与解决方案
- 最佳实践建议
Teams审批功能概述
Microsoft Teams的审批功能是工作流自动化的核心组件之一，它允许用户创建、提交、批准或驳回各类申请，如请假请求、采购申请、费用报销等，审批流程通常包括申请人、审批人和可能的多级审批者，当审批人收到待处理的申请时，他们可以选择“批准”或“驳回”，驳回操作需要谨慎处理,因为它直接影响工作流程的连续性和团队协作效率。
根据微软官方数据，使用Teams审批功能的企业平均减少40%的纸质流程时间，但其中约15%的申请需要被驳回或返回修改，了解如何正确驳回申请，不仅能保持流程规范性,还能维护团队和谐。
驳回审批申请的三种方法
通过Teams聊天或频道直接驳回
当审批请求通过Teams消息发送时：
- 在收到的审批卡片下方，点击“查看请求”
- 进入详细页面后，选择“驳回”按钮（通常为红色或带有“X”图标）
- 系统会弹出对话框，要求填写驳回理由——这是必填项
- 输入具体、清晰的驳回原因后，点击确认
- 申请人将立即收到驳回通知及您填写的理由
通过Teams“审批”应用操作
- 在Teams左侧导航栏点击“应用”→找到并打开“审批”应用
- 在“待我处理”标签页中找到相关申请
- 点击该申请进入详情页面
- 选择“驳回”选项并填写理由
- 可选择是否通知其他相关人员（如申请人的上级或协同部门）
- 确认驳回后，系统会自动更新审批状态
通过Power Automate自动化流程驳回
对于集成到自动化工作流的审批：
- 驳回操作可能触发预设的Power Automate流程
- 审批人驳回时，系统可自动执行后续操作，如创建修改任务、发送邮件通知或更新SharePoint列表
- 此方法适用于复杂的企业级审批流程，需要前期配置
驳回申请时的注意事项
提供具体驳回理由：简单写“不同意”或“驳回”是不专业的做法，应明确指出问题所在，“报销单据缺少供应商盖章，请补充后重新提交”或“假期申请与项目截止日期冲突，建议调整至下月初”。
考虑沟通方式：对于重要或敏感的驳回，建议在系统操作后，通过Teams消息或会议进行口头说明,避免误解。
注意时间敏感性：收到申请后应在合理时间内（通常24小时内）处理,长时间不处理会影响团队效率。
权限与替代方案：如果自己没有权限批准但认为申请合理，可使用“转发”功能转给合适人员,而非直接驳回。
驳回后的流程管理
驳回申请并不意味着流程终止,而是进入修正阶段：
申请人视角：
- 收到驳回通知后，可查看详细理由
- 修改申请内容或补充材料
- 重新提交申请（新申请会保留历史记录）
审批人视角：
- 在“审批”应用的“历史记录”中可跟踪驳回的申请
- 当申请重新提交时，会再次出现在待处理列表中
- 可查看修改内容与原始申请的对比
流程优化机会：
- 频繁因同类原因被驳回的申请，表明流程说明或模板需要改进
- 团队可定期分析驳回数据，优化审批流程
常见问题与解决方案
Q1：驳回申请后，申请人没有收到通知怎么办？ A：首先检查Teams通知设置是否正常，如果通知未送达，可手动@提及申请人或通过聊天发送消息，同时检查审批应用是否最新版本,必要时重启Teams应用。
Q2：误驳回申请如何撤销？ A：Teams审批一旦驳回无法直接撤销,但可以：
- 联系申请人立即重新提交申请
- 作为审批人快速批准重新提交的申请
- 对于关键流程，可通过Power Platform管理员查看能否在后台修改状态
Q3：多级审批中，一级驳回后其他审批人还能看到吗？ A：取决于流程设置,通常设计为：
- 串行审批：一人驳回，流程终止，后续审批人不会看到
- 并行审批：所有审批人独立决定，一人驳回不影响他人审批状态
- 混合审批：根据具体业务规则而定
Q4：驳回理由是否有字符限制？ A：是的，Teams驳回理由通常限制在500字符内，建议简明扼要，如需详细说明,可附加文件或提供外部文档链接。
Q5：如何减少不必要的驳回率？ A：可采取以下措施：
- 创建清晰的申请模板和填写指南
- 设置申请前的预检查机制
- 为常见申请类型制作示例库
- 定期培训团队成员关于审批要求
最佳实践建议
建立团队驳回标准：制定内部指南，明确哪些情况应该驳回，以及驳回理由的书写规范,这能确保处理的一致性。
结合Teams频道透明化：对于不敏感的团队审批，可在频道中创建审批请求，使驳回理由和决策过程对相关成员可见,促进学习与改进。
定期审查驳回数据：每月分析驳回原因类型，识别流程瓶颈，如果80%的报销驳回都是因为缺少同一类票据,则应优化提交说明或模板设计。
设置合理的审批层级：避免过多审批层级导致效率低下，根据微软研究，超过3级的审批流程会使驳回后的重新提交时间增加2.5倍。
集成知识库：将常见驳回原因和解决方案集成到Teams Wiki或SharePoint中，方便申请人自主查询,减少重复错误。
培训与反馈循环：新成员入职时，进行审批系统培训，定期收集用户反馈,优化审批与驳回体验。
通过掌握Teams审批驳回的正确方法和最佳实践，团队不仅能维持流程的规范性，还能将驳回转化为流程优化和团队学习的机会，有效的驳回处理实际上促进了更清晰的沟通、更完善的申请材料和更高效的工作流程,最终提升整个组织的协作效率。
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