Teams 审批流程详解，如何正确驳回申请并提升协作效率

目录导读

1. Teams 审批功能的核心价值
2. 驳回审批申请的标准化操作步骤
3. 驳回申请的最佳实践与沟通艺术
4. 常见问题与高级管理技巧
5. 构建高效透明的审批文化

Teams 审批功能的核心价值

在微软Teams的协作生态中,内置的“审批”功能（Approvals）已成为连接人员、工作流与决策的关键枢纽，它无缝集成于Teams聊天、频道或SharePoint中，允许用户快速创建、提交、批准或驳回各类请求，如费用报销、请假申请、项目立项等，其核心价值在于：

• 流程集中化：将所有审批请求统一归集于Teams界面，避免邮件、纸质表单的散乱。
• 移动化与实时性：审批者可通过Teams移动端随时处理，加速决策流程。
• 可追溯与透明化：所有审批历史、意见和附件均自动存档，形成完整的审计跟踪。
• 自动化集成：可与Power Automate深度集成，实现“驳回后自动通知相关人、更新清单”等自动化操作。

一个健康的审批流程不仅在于“通过”，更在于如何高效、得体地“驳回”不合理的申请，正确的驳回操作能确保流程严谨，同时维护团队和谐与效率。

驳回审批申请的标准化操作步骤

作为审批者,当您收到一个需要驳回的申请时，请遵循以下标准操作路径：

详细审阅申请内容 在Teams“审批”应用或通过通知进入申请详情页，务必仔细查看申请标题、描述、申请人、自定义字段（如金额、日期）及所有附件，确保驳回决定基于充分的信息。

执行驳回操作 在审批详情页面，您会看到清晰的“批准”和“驳回”按钮，点击“驳回”。

提供明确且必要的驳回理由（关键步骤） 点击“驳回”后，系统将强制弹出一个文本框，要求您输入“评论”或“理由”，这是整个驳回流程中最重要的一环。

• 要求：理由必须具体、客观、可操作。“驳回理由：项目预算附件未按Q2新模板填写，请下载最新模板（链接），补充第3-5项明细后重新提交。”
• 避免：使用模糊或情绪化语言，如“不对”、“不行”、“再想想”。

确认并发送 填写理由后，点击提交，系统将立即：

1. 将申请状态更新为“已驳回”。
2. 自动通知申请人及其指定的所有关注者。
3. 在审批历史中永久记录您的驳回决定及理由。

后续沟通（建议） 对于重要或复杂的申请，仅靠系统评论可能不够，建议立即通过Teams聊天或会议与申请人进行简短沟通，口头解释驳回原因并提供进一步指导，体现协作精神。

驳回申请的最佳实践与沟通艺术

驳回不仅是一个操作,更是一次管理沟通，遵循以下最佳实践，可以化“否决”为“指导”，提升团队能力。

• 黄金法则：理由即指导 将驳回理由框视为一个“微型指导窗口”，您的评论应直接指向问题解决方案，而不仅仅是指出错误，这能减少反复提交次数，提升整体效率。

• 遵循公司流程规范 如果公司对特定申请（如采购）有明确的驳回规则或合规要求，请在理由中引用相关条款或政策编号，增强决定的权威性和公正性。

• 善用@提及与附件 在驳回理由中，可以@提及相关领域的同事（如法务、财务），请求他们提供更专业的意见，必要时，可附上参考文件或正确范例的截图。

• 时效性管理 Teams审批允许设置截止日期，作为审批者，应在截止日期前尽早处理，如果申请不完善但时间紧迫，最佳做法是立即驳回并说明紧迫性，而非拖延至最后时刻。

• 构建正向反馈循环 定期与团队回顾被驳回的申请，将其转化为培训案例，这能帮助团队成员理解标准，从源头上提升申请质量，减少驳回率。

常见问题与高级管理技巧

Q1: 驳回后，申请人如何重新提交？ A: 申请人会在Teams中收到驳回通知，他们需要根据您的理由修改申请内容，然后重新创建一个全新的审批请求并提交，Teams目前不支持在原有被驳回申请上直接修改重提。

Q2: 如果误操作“驳回”，可以撤销吗？ A: 审批操作（包括驳回）一旦提交无法直接撤销，解决方案是：您需要立即联系申请人，请其根据您的指示（请忽略上一条驳回理由，此申请已批准”）重新提交一份申请，然后您迅速批准它，保持沟通透明是关键。

Q3: 如何批量管理或委派审批任务？ A: 在创建审批模板时，可以设置多个审批者（并行或串行），对于驳回，如果设置了并行审批，一人驳回通常会导致申请直接结束；在串行审批中，流程会停止在当前阶段，您可以使用“代理”功能，授权可信同事在一定时间内代您处理审批。

Q4: 如何通过Power Automate优化驳回后的工作流？ A: 这是一个强大的高级技巧，您可以创建一个自动化流，触发条件为“当审批被驳回时”，然后自动执行一系列操作，

• 自动向申请人的经理发送通知邮件。
• 在指定的SharePoint列表或Excel中更新该申请状态为“需修改”。
• 在Teams特定频道中发布一条提醒消息。 这能实现驳回后流程的自动化跟进，确保无一遗漏。

Q5: 驳回数据如何用于分析？ A: 通过Teams审批与Power BI的集成，或导出审批历史数据，管理员可以分析“驳回率”、“常见驳回原因”、“审批周期”等关键指标，这些数据是优化流程、识别团队培训需求的重要依据。

构建高效透明的审批文化

在微软Teams中,驳回一个审批申请，远非简单的点击拒绝，它是一个融合了流程管理、沟通艺术与团队建设的综合行为，一次专业的驳回，应当做到理由充分、反馈及时、指引清晰，其最终目的不是为了行使否决权，而是为了确保工作质量、防范风险并赋能团队成员成长。

通过熟练掌握Teams的驳回功能,并践行本文所述的最佳实践，团队领导者不仅能提升决策效率，更能塑造一种高效、透明、负责任的协作文化，让每一次驳回都成为推动项目向正确方向前进的契机，这正是现代数字化工作场所中，工具与智慧结合的完美体现。

标签： 协作效率